(G)een man overboord, gedoe komt er toch..
15 februari 2024
Traag en met horten en stoten gaat de slagboom van het parkeerterrein “gereserveerd voor medewerkers bedrijf X” langzaam en piepend omhoog. En zoals altijd voel ik daarbij een kriebel in mijn buik. Zo’n nieuw begin blijft altijd een bijzonder én spannend moment. Terwijl ik soepeltjes inparkeer, schiet snel de gedachte door mijn hoofd voorbij dat het moeizaam openen van de slagboom hopelijk niet symbool staat voor het verloop van mijn nieuwe opdracht.
Want de aankomende periode infiltreer ik binnen een facilitair team. Vanuit het management kwam de hulpvraag om zowel de structuren als ook de (onderlinge) cultuur onder de loep te nemen. Met de blauwdruk van het toekomstige transitieplan van de organisatie in gedachten, denk ik te weten wat me hier te doen staat.
Een echte ontmoeting
Dit soort transitietrajecten start ik altijd met een introductiedag. Het belang daarvan is tweeledig. Om waarde te leveren is het noodzakelijk dat de medewerkers me vertrouwen. Bovendien vind ik het persoonlijk heel belangrijk dat bekend is wat ze wel en niet van mij en het proces dat we samen aangaan mogen verwachten.
Duidelijkheid voorkomt teleurstellingen en vertrouwen schept ruimte voor een open en eerlijke communicatie. Onmisbare fundamenten voor een impactanalyse met waarde.
Van Functioneel en Emotioneel naar Professioneel
Met individuele interviews en vragenlijsten leer ik de mens achter de medewerker en zijn beweegredenen om hier te werken snel beter kennen. De vraagstelling is zo opgesteld, dat er ook een helder beeld ontstaat van belemmeringen, onderlinge samenwerking, groeikansen en ontwikkelbehoeften.
Want de redenen waarom mensen op hun huidige stoel zitten, lopen altijd uiteen. Van heel functioneel (salaris, financiële voordelen, werkzekerheid, locatie en secundaire arbeidsvoorwaarden) tot meer emotionele overwegingen zoals leuke collega’s, cultuur en werksfeer, missie en waarden, ambities of ontwikkelmogelijkheden.
Belangrijke informatie om medewerkers te motiveren en inspireren om aan boord te blijven of juist voor een andere koers te kiezen. Individuele aandacht werpt hier zeker zijn vruchten bij af.
Pompen of verzuipen
Om te voorkomen dat het transitieproces verzandt in pompen of verzuipen houd ik er ook rekening mee dat wij mensen niet houden van veranderingen. Ons brein gedijt bij rust, reinheid en regelmaat. Vaste routines dus. Met processen en protocollen als houvast. Groepsdynamiek zorgt bovendien voor vastgeroeste patronen in de bedrijfscultuur (“zo doen we dat nu eenmaal hier”).
Bij elk veranderproces komt weerstand om de hoek kijken. Het is de kunst om niet op de weerstand te reageren. Weerstand roept immers weerstand op. Ga liever het échte gesprek aan en doorbreek zo vastgeroeste patronen. Alleen dan ontstaat er ruimte voor nieuw gedrag dat aansluit op de gewenste verandering.
Zo komt een transitieproces in zwaar weer
Je las al wat oorzaken waarom organisaties met problemen worstelen bij het implementeren van veranderingen: ontbreken van betrokkenheid, verwachtingsmanagement, geen heldere communicatie en geen rekening houden met weerstand tegen (de soms zó broodnodige) veranderingen.
Andere veelvoorkomende valkuilen zijn:
- Een onvoldoende doorvertaling van de strategie in de organisatie. Wat vaak ontbreekt, is aandacht voor het vertrekpunt en nog belangrijker: begrip creëren voor het doel dat aan de veranderingen ten grondslag ligt.
- Ontbreken van begeleiding bij het ontwikkelen van vaardigheden die bij de nieuwe richting horen. Biedt ontwikkelprogramma’s en trainingen aan, zodat medewerkers met zelfvertrouwen de veranderingen aangaan.
- Veranderingen in de dynamiek van de macht. Als de transitieprocessen leiden tot verschuivingen in machtsverhoudingen veroorzaakt dit vaak onzekerheid en conflicten.
- Onvoldoende middelen (tijd, geld en personeel) om de veranderingen succesvol door te voeren.
- Geen transparantie in de procesketen en de inflexibiliteit van processen en structuur (eilandjescultuur). Hierbij dient de organisatie ook rekening te houden met de technologische uitdagingen van het veranderproces.
Transitieprocessen vragen veel meer dan het beschrijven van de gewenste veranderingen. Wees ervan bewust dat sommige medewerkers individuele begeleiding nodig hebben. Een one-size-fits-all benadering is vragen om problemen. Het veranderproces is niet iets dat je oplegt, het is een proces waarin je jouw medewerkers meeneemt. Door nieuwe verwachtingen duidelijk te formuleren geef je medewerkers heldere keuzes om aan- of af te haken.
The secret of change is to focus all of your energy. Not on fighting the old, but on building the new.
Bouw een brug!
Als oorzaak noemen organisaties overigens zelf vaak de grote kloof tussen de top en de werkvloer. Mogelijke problemen worden door de kloof niet op tijd door het bestuur gesignaleerd. En hoe groter de organisatie, des te vaker komt het voor dat het hogere management te ver van de praktijk afstaat. Bovendien wegen winst- en groeicijfers hier zwaarder dan op de werkvloer.
Natuurlijk zijn winst en groei belangrijk. Als je ook langetermijngroei nastreeft (en dat doe je), bouw dan een brug met de werkvloer. Zij weten het beste wat er speelt omdat daar de klantcontacten plaatsvinden.
Bruggenbouwer & Transformatie Titaan nodig?
Wist je dat het inschakelen van een externe professional cruciaal kan zijn voor het succes van de transitie? Daarmee regel je namelijk:
- Objectiviteit en onpartijdigheid, zodat er geen beïnvloeding is door interne politiek, bestaande patronen of persoonlijke relaties.
- Gespecialiseerde kennis en ervaring, zodat je kunt profiteren van mijn gespecialiseerde kennis en ervaring met vele veranderprocessen.
- Focus en toewijding, zodat het veranderproces continu aandacht krijgt, niet gehinderd door dagelijkse operationele taken.
- Facilitering van communicatie zodat er een brug wordt geslagen tussen verschillende belanghebbenden met heldere en onpartijdige informatie.
- Versnelling van het veranderproces omdat ik dankzij mijn ervaring valkuilen weet te ontwijken wat het proces efficiënter maakt.
